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讓員工在項(xiàng)目中快速成長

萬保人力資源   2014-05-21   瀏覽量:854

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隨著組織所面臨環(huán)境的快速變化和大量員工即將進(jìn)入退休年齡,加快高潛力員工的發(fā)展以及未來領(lǐng)導(dǎo)者人才庫的建設(shè)變得尤為重要。另外,由于關(guān)鍵崗位的需求人數(shù)大于合適的候選人數(shù),作為吸引和留住人才的一種手段,提供加速發(fā)展的任務(wù)也變得越來越重要。 如果組織不能提供這樣的機(jī)會,就有可能導(dǎo)致優(yōu)質(zhì)人才的流失,因?yàn)槿藗兏鼉A向于能提供這些機(jī)會的組織。 繼任計(jì)劃是關(guān)于尋找和開發(fā)企業(yè)最優(yōu)秀的人才(現(xiàn)在和將來),并準(zhǔn)備讓他們承擔(dān)更高級別角色或組織中其他關(guān)鍵角色的計(jì)劃。 許多研究發(fā)現(xiàn)認(rèn)為繼任計(jì)劃很重要。人才發(fā)展協(xié)會2011年所進(jìn)行的全球性 “高管人才趨勢調(diào)查”顯示,不論何種類別、行業(yè)或地域的組織,其首要任務(wù)都需要增加“板凳實(shí)力”(籃球比賽中板凳隊(duì)員的實(shí)力,這里用來比喻后備人才的實(shí)力,編者注),這與加快高潛力員工和未來領(lǐng)導(dǎo)者的發(fā)展息息相關(guān)。 JMP的繼任管理地圖是一個可以幫助指導(dǎo)繼任規(guī)劃/管理的模型。它已被用來作為一些組織的指導(dǎo)框架。其五個步驟如下。 1.召開項(xiàng)目規(guī)劃會議 讓關(guān)鍵利益相關(guān)者參加項(xiàng)目啟動和規(guī)劃會議。一開始時就讓項(xiàng)目涉及的所有主要利益相關(guān)者參與,這樣可以減少關(guān)鍵人、工作組或部門在之后工作中的不配合。會議的一個主要目的是要在所有利益相關(guān)者中取得支持。沒有支持,項(xiàng)目就可能會延遲、脫軌或被放棄。要取得支持,利益相關(guān)者必須積極參與確定項(xiàng)目的目的和范圍。在項(xiàng)目實(shí)施過程中越早消除分歧,就能節(jié)省大量的時間、金錢以及避免以后的不愉快。 當(dāng)所有的關(guān)鍵利益相關(guān)者被邀請加入項(xiàng)目,就應(yīng)該允許他們表達(dá)對該項(xiàng)目目的和范圍的期望。一旦所有的期望都說出來了,接下來就應(yīng)該朝著確認(rèn)共同主題上努力。有可能不同的利益相關(guān)者有著不同的愿景。這個過程中一個關(guān)鍵步驟是收集所有不同的觀點(diǎn)并確定認(rèn)同的要點(diǎn)。 這些認(rèn)同的要點(diǎn)在最終確定前,可能需要多次修改,它雖然不能滿足所有利益相關(guān)者的不同期望和目標(biāo),但允許他們表達(dá)自己的觀點(diǎn),就會增加將來他們對人才測評和繼任管理工作支持的可能性。 一旦該項(xiàng)目的總體目標(biāo)和范圍達(dá)成一致,利益相關(guān)者們必須通力合作并作好相應(yīng)規(guī)劃。他們必須討論并商定各自參與的范圍,例如明確組織內(nèi)誰會擁護(hù)計(jì)劃和誰來吸引全員參與。 利益相關(guān)者還必須明確為了順利實(shí)施主劃所需要的最佳溝通策略,并商定一個有時間表/目標(biāo)日期、角色和責(zé)任的計(jì)劃表。 2.識別具有潛質(zhì)的員工 影響員工績效的因素有兩個:情境/結(jié)構(gòu)特征和個體特征。情境/結(jié)構(gòu)特征包括任何員工個人可控范圍外的因素,如組織政策,組織文化,競爭對手的產(chǎn)品,市場規(guī)模等類似因素。識別影響員工的情境/結(jié)構(gòu)特征至關(guān)重要,原因是這就像設(shè)置了一個天花,以測量指定員工能取得怎樣程度的成功。 通過確定影響員工的情境/結(jié)構(gòu)特征,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以識別系統(tǒng)范圍的變化,這些變化可以幫助他們實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。除情境特征外,個體特征也是組織成功的關(guān)鍵指標(biāo)。個體特性是指員工具體的能力,通常來說,成功員工擁有區(qū)別于其它員工的顯著特點(diǎn)。 識別成功員工的這些特征和行為是繼任管理計(jì)劃的一個關(guān)鍵基礎(chǔ)。畢竟,組織希望這些技能可以保留和傳遞給未來的員工。雖然該計(jì)劃的重點(diǎn)是傳承成功員工的能力,它同樣可以識別后進(jìn)員工的能力。通過識別后進(jìn)員工的特征和行為,組織可以通過選擇合適的員工或是對后進(jìn)員工進(jìn)行培訓(xùn)來快速識別潛在的問題點(diǎn),同時能更早解決問題。 除了在現(xiàn)有員工中識別能讓他們帶來成功的能力外,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還必須識別在將來可能會很重要的一些能力。畢竟,工作不是一成不變的。今天能帶來成功的能力不一定與明天能創(chuàng)造成功的能力相同。雖然對未來的預(yù)測不可能是100%的準(zhǔn)確,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)仍需要朝著能識別未來員工所需要能力的方向努力。在這個過程中,積極實(shí)行的組織比那些在未來預(yù)測中不投入資源的組織更具優(yōu)勢。 在識別預(yù)測當(dāng)前和未來成功的能力后,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須確定衡量這些能力的最佳方式。管理繼任計(jì)劃的成功取決于準(zhǔn)確的能力評估。如果沒有準(zhǔn)確的評估,組織將無法確定員工目前已經(jīng)具備了哪些能力或者哪些方面還需要發(fā)展。 3.創(chuàng)建記錄文件 創(chuàng)建一個文件,對步驟1和步驟2的結(jié)果進(jìn)行正式記錄。該文件不僅記錄步驟1和2的正式結(jié)果,還包括對繼任管理計(jì)劃的目標(biāo)和步驟的概述。 文件一開始記錄下步驟1中明確的目標(biāo)是很有用的。隨著在文件的早期列明項(xiàng)目目標(biāo),讀者就能知道記錄中詳細(xì)的與更廣泛目標(biāo)相關(guān)的所有后續(xù)工作。接著項(xiàng)目目標(biāo),商定的時間表/目標(biāo)日期、角色和職責(zé)也應(yīng)該盡早地在文件中列明。步驟2中沒有提到的更具體的細(xì)節(jié)應(yīng)該在步驟3中體現(xiàn)。專注于繼任管理體系結(jié)構(gòu)的本章節(jié)可能會包含大量的文件。項(xiàng)目小組應(yīng)討論用最佳方式來規(guī)劃這些章節(jié)(比如,通過職位、能力、時間安排等)。例如,對于組織內(nèi)員工在確認(rèn)所需提高的技能和發(fā)展機(jī)會而言,通過職位名稱來規(guī)劃的繼任管理架構(gòu)可能會增加文件的可用性。 正式記錄步驟1和2的結(jié)果非常重要,主要有幾個原因:首先,它迫使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)制定出計(jì)劃的具體細(xì)節(jié)。如果沒有正式記錄,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員就很容易忽視掉一些關(guān)鍵的細(xì)節(jié)。步驟1中確認(rèn)的項(xiàng)目目標(biāo)或是步驟2中確認(rèn)的能力可能原則上都是正確的,然而,這個目標(biāo)和能力還需要在實(shí)際工作中體現(xiàn)出來。直觀的紙質(zhì)表格通常可以幫助人們確認(rèn)遺漏的步驟或是不符合邏輯的地方。 文件為什么重要的第二個原因是它增加了項(xiàng)目的認(rèn)同。通過讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員一起工作來創(chuàng)建文件可以增加成員們對于項(xiàng)目的附著度,畢竟,如果他們的名字寫到了項(xiàng)目里,他們就不希望項(xiàng)目失敗。這個責(zé)任感將幫助確保計(jì)劃的成功。最后,文件為員工提供了一個清晰的路線圖,人們都喜歡有秩序感的世界。通過細(xì)化期望和不同職位的要求,員工將知道組織對他們的期望是什么。讓員工看到具體行為帶來的有價值的成果,這會讓他們變得充滿活力和動力。當(dāng)期望不明確時,員工可能會變得意志消沉并不思進(jìn)取。 4.設(shè)計(jì)元素的具體化 在做好前期步驟的記錄后,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)已經(jīng)準(zhǔn)備好設(shè)計(jì)人才測評/繼任管理工作的具體內(nèi)容。具體的設(shè)計(jì)元素包括繼任過程、能力和工具。繼任過程包括用來分析“板凳實(shí)力”所需的定義、政策和流程步驟。能力是指管理層和人力資源部開展繼任管理計(jì)劃過程所需要的能力。最后,工具將被用于區(qū)分和評估員工績效、潛力和意愿的具體評估。 需要解決許多重要問題以確保繼任過程運(yùn)行順暢。首先,準(zhǔn)確定義績效、潛力和意愿非常關(guān)鍵。這些定義必須深刻地被理解和認(rèn)同。具備正式繼任計(jì)劃的組織通常依賴于目前績效考核,測量一個領(lǐng)導(dǎo)者目前表現(xiàn)的360度評估和對于性格客觀評估以及測量潛力和意愿的技能模擬評估。除了定義這些關(guān)鍵的指標(biāo)和確定組織用于測量這些人的工具和評估之外,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須解決好如何最有效地整合這些信息。隨著具有相關(guān)知識的管理人員加入繼任者計(jì)劃,這一步是至關(guān)重要的。 在實(shí)際召開連續(xù)的評審會議之前,人力資源部門應(yīng)該配合管理者,幫助他們實(shí)施這些績效考核、360度測評、客觀評估,同時幫助他們最終確認(rèn)有潛力的繼任者、高潛力的領(lǐng)導(dǎo)者以及個人發(fā)展計(jì)劃人員的初步名單。評審會就只針對這些已選定的人選,已經(jīng)確定的有潛力的繼任者和高潛力的領(lǐng)導(dǎo)者和個人發(fā)展計(jì)劃進(jìn)行討論。 評估管理層和人力資源部門建立、實(shí)施和修改的繼任管理計(jì)劃的能力不應(yīng)該被忽視。繼任管理不僅要發(fā)展繼任者的能力,計(jì)劃管理者本身的能力也需要發(fā)展。項(xiàng)目組成員必須明確人力資源部門、管理層和潛在繼任者的所需要的能力以確保計(jì)劃成功實(shí)施。管理層和人力資源部門將需要經(jīng)常學(xué)習(xí)新的規(guī)章和流程。管理層和人力資源部人員的培訓(xùn)失敗將會毀了這個計(jì)劃。沒有培訓(xùn),管理者們和人力資源部的人將依靠自身的理解去確認(rèn)和發(fā)展人才或是回避發(fā)展人才。如果這樣,導(dǎo)致的結(jié)果將是員工會很困惑,同時他們的權(quán)利也會被剝奪,而這個計(jì)劃也終將被拋棄。因此,傳達(dá)計(jì)劃的重要性和如何讓計(jì)劃實(shí)施都非常重要。 除了制定繼任流程和能力的細(xì)節(jié)外,項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必須確定需要使用的特定工具。沒有一個放之四海皆準(zhǔn)的評估。一些評估可能或多或少適合于一些特定的組織或職業(yè)。這些評估被很多組織認(rèn)為是有效的。一些評估側(cè)重于記錄目前的表現(xiàn),而另一些專注于尋找未來的潛力。項(xiàng)目組成員必須確定這些評估是應(yīng)該在內(nèi)部開發(fā)還是從供應(yīng)商處購買。 5.人才測評/繼任管理計(jì)劃的實(shí)施 完成了步驟1到4,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就可以開始實(shí)施人才測評/繼任管理計(jì)劃了。實(shí)施的第一步是創(chuàng)建一個實(shí)施計(jì)劃。作為實(shí)施計(jì)劃的一部分,總進(jìn)度表必不可少。結(jié)合步驟1中確定的時間表/目標(biāo)日期以及步驟3中的文件信息,可以制定出總進(jìn)度表。在步驟5中通常需要創(chuàng)建一個總進(jìn)度表,這是因?yàn)椋谇懊娌襟E中創(chuàng)立的時間表在細(xì)化繼任計(jì)劃的設(shè)計(jì)元素時要做調(diào)整。同時,該實(shí)施計(jì)劃還應(yīng)該清楚地確定其所需要的資源。 此外,在步驟4中所討論的能力應(yīng)正式納入人力資源/管理層培訓(xùn)計(jì)劃。設(shè)立專門部門培訓(xùn)人力資源和管理人員,這可以傳遞出該計(jì)劃需要所有員工而不是單單依靠繼任者支持的重要性。 溝通計(jì)劃也應(yīng)該是實(shí)施計(jì)劃的一部分。溝通計(jì)劃應(yīng)明確如何在組織內(nèi)推廣人才測評/繼任管理計(jì)劃。該實(shí)施計(jì)劃還應(yīng)確定如何使用績效和潛力評估。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該判斷各個評估的權(quán)重以及這些評估數(shù)據(jù)是如何被用于制定出員工的發(fā)展計(jì)劃。作為發(fā)展計(jì)劃的一部分,需要訂立出具體的發(fā)展路徑/程序。根據(jù)具體需要發(fā)展的技能,不同的方法或多或少會有些效果。 由于從步驟1到5需要一段時間,常務(wù)會議就必不可少。常務(wù)會議可以幫助高管們熟悉了解計(jì)劃,同時能讓他們通過現(xiàn)有表格知曉計(jì)劃的整體真實(shí)情況,它也可能對該計(jì)劃認(rèn)識過時或不準(zhǔn)確的高管很有必要。在計(jì)劃全面推行前,未能明確期望可能會導(dǎo)致混亂或遭到不同期望高管的強(qiáng)烈反對。因此,這個會議應(yīng)該討論該計(jì)劃的目標(biāo)和具體流程。通過給高管匯報(bào)關(guān)于該計(jì)劃的最新進(jìn)展信息,可以在系統(tǒng)啟動前,澄清誤解和矛盾。

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